Codice Etico del Gruppo IBSA

1.     INTRODUZIONE

1.1.                PREMESSA
IBSA Institut Biochimique SA è una società farmaceutica privata fondata nel 1945 da un gruppo di biologi svizzeri. Con il suo Head Quarter in Svizzera, a Lugano, IBSA ha iniziato le sue attività a livello nazionale ma rapidamente è diventato un gruppo consolidato a livello mondiale (di seguito “Gruppo” o “Gruppo IBSA”).
La missione delle Società del Gruppo IBSA è quella di concepire e mettere a punto soluzioni che rispondano alle necessità dei consumatori, migliorando la sicurezza e l’efficacia dei propri prodotti al fine di prevenire e curare alcune malattie e conseguentemente migliorare la salute e la qualità della vita delle persone.
Le Società che compongono il Gruppo svolgono le proprie attività in ossequio ai principi indicati nel presente Codice Etico di Gruppo (nel seguito anche “Codice Etico”), nel convincimento che il rispetto della legalità e dei principi e valori in esso sanciti siano condizioni imprescindibili dell’operato aziendale.
In particolare, il Gruppo, impegnato nella costante ricerca dell’eccellenza nello svolgimento delle attività aziendali, ha ritenuto opportuno sancire nel presente documento una serie di principi etici e di regole comportamentali finalizzati ad improntare il proprio modus operandial rispetto dei valori fondanti l’eticità d’impresa, nell’ambito di una cultura aziendale che considera il rispetto delle leggi vigenti e del principio di legalità quali elementi imprescindibili, anche a tutela della propria immagine e reputazione sul mercato.
Il Gruppo IBSA intende definire e diffondere attraverso il proprio Codice Etico, i valori e i principi di correttezza, lealtà, integrità e trasparenza, elementi ispiratori dei comportamenti degli organi sociali, dei dipendenti e di tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi delle Società del Gruppo. In nessun caso saranno giustificati comportamenti tenuti in violazione di tali principi, quand’anche perseguiti con l’intenzione di agire nell’interesse delle Società e/o per apportare alle stesse un vantaggio.

1.2.                L’ ETICA DEL GRUPPO IBSA
L’etica contribuisce in modo rilevante all’efficacia delle politiche e dei sistemi di controllo ed influisce sui comportamenti delle risorse che operano all’interno del Gruppo.
Una cultura aziendale tesa alla diffusione ed alla condivisione di valori etici è di aiuto e di supporto allo sviluppo delle Società del Gruppo.
Il presente Codice Etico potrebbe non risultare comprensivo di tutte le situazioni che possono presentarsi. Tuttavia, i valori sottostanti ai principi generali più avanti enunciati, devono essere considerati un punto di riferimento sostanziale per adottare una condotta eticamente corretta.
Il Gruppo IBSA aderisce espressamente a quanto indicato nei Codici Deontologici nazionali esistenti e a quanto previsto dalle Linee Guida di riferimento in ambito farmaceutico definite nei singoli contesti nazionali in cui esso opera.

1.3.                DESTINATARI E AMBITI DI APPLICAZIONE
Le norme del presente Codice Etico si applicano senza eccezione ai dipendenti delle Società del Gruppo IBSA ed a tutti coloro che operano per il conseguimento degli obiettivi delle stesse, in qualità di soci, esponenti aziendali (amministratori, componenti degli organi sociali, dirigenti, etc.), collaboratori esterni, nonché tutti i terzi che entrino in relazione con le Società (fornitori, consulenti comunque denominati, intermediari, agenti, clienti, etc.). Tali soggetti costituiscono quindi, nel loro complesso, i Destinatari del presente Codice (di seguito “Destinatari”).
Tali soggetti sono tenuti, pertanto, a conoscere ed osservare il contenuto del Codice Etico ed a contribuire, per gli ambiti di propria competenza, alla sua attuazione ed alla diffusione dei principi in esso sviluppati.
Le regole contenute nel Codice Etico integrano il comportamento che i Destinatari sono tenuti ad osservare in virtù delle leggi, civili, penali o amministrative, dei regolamenti vigenti e degli obblighi previsti dalla contrattazione collettiva ed in particolare in virtù del rapporto con le Società che adottano il presente Codice Etico.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni compiute e, in genere, i comportamenti posti in essere dai destinatari del presente Codice nello svolgimento dell’attività lavorativa sono ispirati alla massima correttezza dal punto di vista della gestione, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l’aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri contabili, secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Il presente Codice ha validità in tutti i contesti nazionali in cui il Gruppo opera, pur tenendo conto delle eventuali diversità culturali, sociali, normative ed economiche degli specifici contesti locali, fermi restando i principi fondamentali sanciti dal Codice stesso.
Il recepimento del Codice Etico è obbligatorio da parte di tutte le Società del Gruppo attraverso una delibera del rispettivo Consiglio di Amministrazione (o del corrispondente organo/ruolo qualora la governance della specifica società non preveda tale organo).
A partire dalla data di adozione del presente documento l’impegno all’osservanza dei principi di riferimento ivi contenuti da parte di terzi che operano in favore o per conto di Società del Gruppo sarà previsto da apposite clausole contrattuali oggetto di accettazione da parte del terzo contraente.

1.4.                DIFFUSIONE
Il Gruppo IBSA si impegna a promuovere la comunicazione del presente Codice Etico nelle modalità più idonee a tutti i destinatari, nonché ad attuare programmi di formazione specifici, affinché gli stessi possano, nello svolgimento delle rispettive attività professionali e lavorative, uniformare ad esso i propri comportamenti.
Ai neoassunti viene consegnata copia del Codice Etico all’atto dell’ingresso nelle entità di riferimento.
Il Codice Etico è inoltre portato a conoscenza di tutti coloro con i quali il Gruppo IBSA intrattiene relazioni d’affari nelle modalità più idonee ed è disponibile per tutti gli stakeholdersul sito istituzionale di Gruppo all’indirizzo www.ibsagroup.com.
Il Gruppo si impegna, inoltre, a mettere a disposizione ogni possibile strumento conoscitivo e di chiarimento circa l’interpretazione e l’attuazione delle norme contenute nel Codice Etico.

2.   VALORI E PRINCIPI ETICI

I Destinatari del presente Codice Etico devono attenersi, per quanto di competenza, al rispetto dei principi etici di seguito enunciati, che costituiscono un riferimento costante nello svolgimento delle attività rese in favore delle Società del Gruppo.

2.1.                RESPONSABILITÀ E RISPETTO DELLA LEGGE
Il Gruppo IBSA opera nel rispetto delle disposizioni di legge, dell’etica professionale e dei regolamenti interni. In nessun caso è ammesso perseguire o realizzare l’interesse delle Società del Gruppo in violazione delle leggi o dei principi deontologici.

2.2.                PREVENZIONE E CONTRASTO DELLA CORRUZIONE
Il Gruppo IBSA è impegnato, nello svolgimento delle proprie attività, nel contrasto alla corruzione e nella prevenzione dei rischi di pratiche illecite, a qualsiasi livello lavorativo e in ogni ambito geografico.
Ciò viene perseguito attraverso la diffusione e la promozione di valori e principi etici, la definizione di regole di condotta e l’effettiva attuazione di processi di controllo, in linea con i requisiti fissati dalle Linee Guida Anti-corruzione del Gruppo, dalle normative e dalle best practiceapplicabili.
Il Gruppo IBSA non consente pratiche e comportamenti illegali, collusivi, pagamenti illeciti, tentativi di corruzione e favoritismi al fine di ottenere o mantenere un affare o assicurarsi un ingiusto vantaggio in relazione alle attività d’impresa.

2.3.                TRASPARENZA
Nei rapporti con le controparti il Gruppo IBSA si impegna a fornire informazioni puntuali, complete e trasparenti, al fine di consentire la presa di decisioni consapevoli ed autonome in merito alle relazioni in essere con il Gruppo stesso.

2.4.                IMPARZIALITÀ
Nelle relazioni con i propri collaboratori e con tutte le controparti il Gruppo IBSA evita ogni discriminazione che possa essere basata sull’età, il sesso e le abitudini sessuali, l’origine razziale, le opinioni politiche, le credenze religiose e lo stato di salute dei propri interlocutori.

2.5.                PROFESSIONALITÀ
Il Gruppo IBSA tutela la professionalità quale valore imprescindibile per la propria crescita ed affermazione nei mercati nazionali ed internazionali, pertanto lo svolgimento delle attività sociali è improntato a criteri di professionalità, impegno e diligenza adeguati alla natura dei compiti e delle responsabilità a ciascuno affidati.

2.6.                CONCORRENZA LEALE
Il Gruppo IBSA riconosce il valore della concorrenza libera, aperta e leale e si astiene da accordi illeciti, da comportamenti vessatori o indebiti e da abuso di posizione.

2.7.                VALORIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE
Il Gruppo IBSA si impegna a valorizzare le competenze professionali dei propri collaboratori, fornendo agli stessi adeguati strumenti di formazione e aggiornamento professionale e pari opportunità di sviluppo.

2.8.                PROTEZIONE DELLA SALUTE
L’integrità fisica e morale dei propri collaboratori è considerata come valore primario da parte del Gruppo, il quale si fa carico di garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri.

2.9.                TUTELA AMBIENTALE
Il Gruppo IBSA considerando l’ambiente un bene primario, orienta le proprie attività al fine di garantire il miglior equilibrio possibile tra iniziative economiche e esigenze ambientali, nel rispetto delle leggi, ma anche in considerazione di un uso sostenibile delle risorse naturali.

2.10.             RISERVATEZZA E TUTELA DELLA PRIVACY
L’acquisizione ed il trattamento, nonché la conservazione delle informazioni e dei dati personali dei dipendenti e degli altri soggetti dei cui dati le Società del Gruppo dispongano avviene nel rispetto di specifiche procedure volte a garantire che persone e/o enti non autorizzati possano venire a conoscenza.
Il Gruppo IBSA garantisce, in modo conforme alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni in suo possesso ed ai propri collaboratori fa divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi che non siano strettamente legati allo svolgimento della propria attività aziendale.
Nello specifico, i dipendenti e/o collaboratori che vengono a conoscenza di informazioni non di pubblico dominio devono usare la massima cautela e cura nell’utilizzare tali informazioni, evitandone la divulgazione a persone non autorizzate, sia all’interno, sia all’esterno dell’azienda.
Per informazioni riservate si intendono, a mero titolo esemplificativo: le informazioni tecniche relative a prodotti e procedure; i programmi d’acquisto; le strategie di costi, dei prezzi, di marketing o di servizi; relazioni sulle entrate e altre relazioni finanziarie non pubbliche.
Le informazioni relative ad attività di ricerca in ambito scientifico e tecnologico possono essere scambiate, con università, istituti di ricerca pubblici e privati, enti ospedalieri, dopo che siano stati approntati gli strumenti di tutela della proprietà industriale, in conformità alle procedure aziendali ed apprestando gli opportuni mezzi di tutela della confidenzialità.

2.11.             RESPONSABILITÀ SOCIALE
Ogni Società del Gruppo IBSA opera tenendo conto delle esigenze della comunità nel cui ambito svolge la propria attività e contribuisce al suo sviluppo economico, sociale e culturale.

2.12.             RISPETTO DELLA PROPRIETÀ INDUSTRIALE E INTELLETTUALE
Il Gruppo IBSA promuove le attività di ricerca e innovazione da parte dei propri dipendenti, ciascuno nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte. Gli asset intellettuali generati da tale attività costituiscono un patrimonio fondamentale per il Gruppo.
Tutti i dipendenti sono tenuti ad assicurare la riservatezza di tutto ciò che costituisce la proprietà industriale ed intellettuale del Gruppo, ivi incluse le informazioni tecniche, documentazioni contrattuali, know-how (comprese informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati durante lo svolgimento delle proprie mansioni), brevetti, marchi.
Allo stesso modo, devono rispettare i legittimi diritti di proprietà industriale ed intellettuale di terzi, astenendosi dall’uso non autorizzato di tali diritti.

3.   NORME DI COMPORTAMENTO

Nell’ambito della loro attività professionale i dipendenti delle Società del Gruppo IBSA devono osservare con diligenza le leggi ed i regolamenti vigenti in tutti i paesi in cui il Gruppo opera, nonché le prescrizioni contenute nel presente documento ed i regolamenti interni.
I dipendenti devono tenere i comportamenti prescritti dalle leggi applicabili alle attività svolte dal Gruppo. La mancata conoscenza di tali leggi non esonera da alcuna responsabilità.
Quanto di seguito elencato non è da considerarsi esaustivo dei comportamenti da adottare nè vuole aggiungere alcunché alle leggi ed alla normativa di riferimento vigente; intende tuttavia costituire un richiamo ad alcuni degli elementi più significativi nell’ambito di attività del Gruppo.
Gli impegni identificati nel presente Codice Etico dovranno altresì essere osservati dagli intermediari e consulenti che prestano attività di rilievo e continuativa nell’ambito e per conto delle Società del Gruppo e portati a conoscenza degli altri Stakeholder.
In nessun caso, il perseguimento dell’interesse o del vantaggio di Società del Gruppo può giustificare una condotta non onesta o non in conformità con le leggi vigenti e la normativa di riferimento.

3.1.                RAPPORTI COMMERCIALI
Nello svolgimento delle proprie attività il Gruppo IBSA garantisce equità di trattamento tra i clienti. Assicura, inoltre, correttezza e chiarezza nelle trattative commerciali e nell’assunzione dei vincoli contrattuali, nonché il corretto adempimento di quanto previsto dai contratti.
Ogni operazione e transazione deve essere legittima, correttamente autorizzata, registrata, verificabile e coerente con gli obiettivi delle Società del Gruppo. In particolare, deve essere possibile verificare in ogni momento l’iter di decisione, autorizzazione e successivo svolgimento dell’operazione o transazione stessa.

3.2.                RAPPORTI CON FORNITORI E BUSINESS PARTNER
Il Gruppo IBSA garantisce che a nessun potenziale fornitore o partner in possesso dei necessari requisiti venga preclusa la possibilità di competere per offrire i propri prodotti o servizi.
Nella selezione dei fornitori e dei partner strategici il Gruppo non si basa solo su criteri economici, ma tiene anche nella dovuta considerazione le capacità tecniche, finanziarie ed organizzative, nonché requisiti ambientali, di salute e sicurezza dei lavoratori e sociali.
I rapporti con i fornitori e i partner sono gestiti secondo criteri di imparzialità e correttezza, lealtà e trasparenza.
Per i fornitori ed i partner strategici le funzioni preposte delle Società del Gruppo devono:
·      inserire all’interno del contratto una clausola di presa visione del presente Codice e di rispetto dei principi in esso contenuti;
·      accertarsi che tutti i compensi o le somme a qualsiasi titolo corrisposte vengano adeguatamente documentate e siano comunque proporzionate all’attività svolta, anche in considerazione delle condizioni di mercato;
·      accertarsi che non vi siano situazioni di incompatibilità o di conflitto di interessi.
Nel caso in cui il fornitore o il partner non rispetti i principi del presente Codice Etico, il Gruppo IBSA si avvale della facoltà di interrompere il rapporto contrattuale e di escludere ulteriori collaborazioni.

3.3.                RAPPORTI CON I DIPENDENTI
Il Gruppo IBSA si impegna a tutelare l’integrità morale dei propri dipendenti, garantendo il rispetto della dignità della persona e contrastando comportamenti discriminatori o lesivi. La gestione delle politiche e dei rapporti di lavoro si fonda sul rispetto dei diritti dei lavoratori, conformemente alla normativa di riferimento ed alla piena valorizzazione del loro apporto nell’ottica di favorirne lo sviluppo e la crescita professionale.
A tutti i dipendenti viene richiesto di agire lealmente, al fine di rispettare gli obblighi assunti con il contratto di lavoro e a quanto previsto dal presente Codice Etico, assicurando le prestazioni dovute e il rispetto degli impegni assunti.

3.4.                RAPPORTI CON HEALTHCARE PROFESSIONAL
Il Gruppo IBSA fa ricorso all’affidamento di incarichi di consulenza di natura scientifica, medico-clinica, sanitaria ed interagisce in senso lato con operatori del sistema sanitario e non (“HCP”) al fine di aumentare il proprio patrimonio di conoscenza, di informazione ed esperienza, per realizzare i propri programmi di ricerca e di sviluppo di nuovi prodotti, per migliorare la documentazione dei prodotti per l’accesso al mercato e per rendere più efficace e fattiva l’informazione scientifica.
Il Gruppo garantisce che ciascun affidamento di incarico ad HCP soddisfi un bisogno necessario e di comprovata utilità per le Società del Gruppo e che siano opportunamente identificati gli eventuali conflitti di interesse, ovvero la possibile influenza sulle decisioni a finalità regolatorie o sull’acquisto dei prodotti del Gruppo.
Le verifiche relative alle competenze e qualifiche delle controparti, nonché l’iter di selezione seguito, devono essere adeguatamente tracciati e documentati. Ogni incarico ad un HCP deve essere formalizzato in forma scritta tramite stesura di idoneo contratto o lettera di impegno, in coerenza con quanto definito nell’ambito delle procedure applicabili.

3.5.                RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Comportamenti considerati accettabili nella normale prassi commerciale (quali, ad esempio, organizzare intrattenimenti, praticare sconti al di fuori delle normali condizioni commerciali) possono, viceversa, essere inaccettabili o in violazione di leggi e regolamenti, qualora tenuti nei confronti della Pubblica Amministrazione e/o dei suoi rappresentanti.
Non è consentito promettere o offrire, direttamente o indirettamente, denaro, doni, regali o altra utilità di qualsiasi natura a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione, anche di altri paesi, o a loro parenti, che abbiano rapporti con le Società del Gruppo, salvo che si tratti di omaggi di modico valore.
Non è consentito offrire od accettare beni o prestazioni comunque di valore, al fine di ottenere un trattamento più favorevole per le Società del Gruppo in relazione a qualsiasi rapporto con la Pubblica Amministrazione.
Non sono consentiti atti di corruzione nei confronti della Pubblica Amministrazione, sia se commessi direttamente dalle Società o dai dipendenti, sia se commessi tramite soggetti che agiscono per conto delle Società del Gruppo.
In caso di trattativa o partecipazione ad una gara con la Pubblica Amministrazione, il personale che partecipa alle procedure di aggiudicazione dell’appalto non deve cercare di influenzare impropriamente le decisioni della Pubblica Amministrazione, comprese quelle dei funzionari che trattano per conto della stessa, né di chiedere e/o ottenere informazioni riservate.
Non è consentito destinare a finalità diverse da quelle per cui sono stati concessi contributi, sovvenzioni o finanziamenti ottenuti dallo Stato o da altro ente pubblico. E’ fatto assoluto divieto di servirsi di artifici, raggiri, dazioni e/o promesse di denaro o altra utilità per ottenerli.
Il Gruppo IBSA si impegna a fornire alle autorità deputate al controllo e alla regolamentazione delle proprie attività produttive e dei servizi forniti ai clienti ed ai pazienti tutte le informazioni richieste, in maniera completa, corretta, adeguata e tempestiva.

3.6.                RAPPORTI CON LE AUTORITÀ GIUDIZIARIE
I rapporti del Gruppo IBSA con le Autorità Giudiziarie sono ispirati ai principi di trasparenza e leale collaborazione.

3.7.                RAPPORTI CON PARTITI POLITICI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI O DI ALTRA NATURA
Le Società del Gruppo si impegnano a non erogare contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, né a loro rappresentanti o candidati, fatta esclusione dei contributi dovuti sulla base di specifiche normative.
Il Gruppo IBSA condanna inoltre qualunque forma di partecipazione dei Destinatari ad associazioni i cui fini siano vietati dalla legge e contrari all’ordine pubblico e ripudia qualsiasi comportamento diretto anche solo ad agevolare l’attività o il programma di organizzazioni strumentali alla commissione di reati.

3.8.                RAPPORTI CON I MEZZI DI INFORMAZIONE
La comunicazione ai mezzi di informazione svolge un ruolo determinante ai fini della creazione dell’immagine e del business delle Società del Gruppo. In tale ottica ogni Società gestisce i rapporti con i propri interlocutori ispirandosi al principio di trasparenza e impegnandosi a informare costantemente tutti gli attori coinvolti, direttamente o indirettamente, nelle proprie attività.
L’attività di comunicazione e di divulgazione di notizie relative alle specifiche attività è riservata esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò delegate. È, pertanto, fatto divieto a tutte le altre persone di diffondere notizie inerenti al Gruppo IBSA senza la preventiva autorizzazione. Tutto il personale deve astenersi, inoltre, dal diffondere notizie false o fuorvianti, che possano trarre in inganno la comunità esterna.

3.9.                INFORMAZIONE SCIENTIFICA DIRETTA
In materia di informazione scientifica, il Gruppo IBSA vincola il proprio personale ad adottare una condotta che rispetti i principi di integrità, trasparenza, onestà e buona fede.
Il Personale è tenuto al rispetto della normativa e procedure aziendali vigenti, con particolare riguardo all’informazione scientifica e alle iniziative promozionali aventi ad oggetto i prodotti IBSA.
I contenuti dell’informazione devono essere sempre documentati e documentabili. Non sono ammesse le affermazioni esagerate, le asserzioni universali e iperboliche ed i confronti non dimostrabili e privi di una evidente base oggettiva.
Il materiale informativo avente ad oggetto i farmaci messi in commercio dal Gruppo IBSA predisposto ed utilizzato dalle Società nell’ambito dell’attività di informazione scientifica presso medici deve fare riferimento alla documentazione ufficiale fornita dalle agenzie del farmaco di riferimento.
Le citazioni scientifiche devono riflettere accuratamente il significato che intendeva attribuirgli l’Autore. I testi, le tabelle e le altre illustrazioni tratte da riviste mediche o da opere scientifiche devono essere riprodotti integralmente e fedelmente, con l’indicazione esatta della fonte. Non sono consentite citazioni che, avulse dal contesto da cui sono tratte, possono risultare parziali e/o contraddittorie rispetto agli intendimenti dell’autore.
Nel quadro dell’attività di informazione scientifica e presentazione dei medicinali svolta presso medici o farmacisti è vietato concedere, offrire o promettere premi, vantaggi pecuniari o in natura. Ne deriva che il materiale promozionale sponsorizzato dal Gruppo IBSA e riguardante i farmaci e/o il loro uso dovrà avere valore trascurabile, dovrà essere non fungibile e comunque collegabile all’attività espletata dal medico e dal farmacista. Su tale materiale dovrà, inoltre, essere indicato chiaramente il nome della Società di riferimento e/o il prodotto sponsorizzato. È vietata l’offerta di incentivi di tipo economico finalizzati a compensare il tempo sottratto dagli operatori sanitari alla loro normale attività professionale e dedicato alla partecipazione a manifestazioni congressuali.

3.10.             CONGRESSI, CONVEGNI E RIUNIONI SCIENTIFICHE
Il personale del Gruppo deve rispettare la normativa vigente, nonché le previsioni dei Codici Deontologici di riferimento e delle procedure aziendali vigenti, nell’ambito di convegni, congressi e riunioni scientifiche su tematiche comunque attinenti all’impiego dei medicinali, che rappresentano occasione di incontro tra industria ed operatori sanitari e che sono rivolte ad una pluralità di partecipanti.
L’obiettivo primario della partecipazione o organizzazione di convegni e congressi di livello internazionale, nazionale e regionale deve essere indirizzato allo sviluppo della collaborazione scientifica con la classe medica.
Il personale, nell’invitare un medico ad un convegno o ad un congresso, deve acquisire, contestualmente all’adesione dello stesso a partecipare all’evento congressuale, anche il consenso espresso del medico al trattamento dei suoi dati personali (costituiti dal nominativo, dall’indicazione della specializzazione conseguita, dalla segnalata ottemperanza alle vigente normativa sull’obbligo di comunicazione alle strutture sanitarie di appartenenza della propria partecipazione sponsorizzata alle manifestazioni congressuali). L’invito di medici a convegni e congressi è subordinato all’esistenza di una specifica attinenza tra la tematica oggetto della manifestazione congressuale e la specializzazione dei medici partecipanti.
Le manifestazioni organizzate direttamente o indirettamente dalle Società del Gruppo devono tenersi in località e sedi la cui scelta sia motivata da ragioni di carattere logistico, scientifico ed organizzativo ed essere caratterizzate da un programma scientifico qualificante.
La partecipazione delle Società del Gruppo alle manifestazioni congressuali deve essere connessa al ruolo da essa svolto nei settori della ricerca, sviluppo e informazione scientifica e deve essere ispirata a criteri di eticità, scientificità ed economicità.

3.11.             SPONSORIZZAZIONI
Le attività di sponsorizzazione si concretizzano in contributi a favore di un’attività o di una manifestazione avente come finalità la promozione sia dell’immagine del Gruppo IBSA, sia delle attività di business del Gruppo stesso. Le sponsorizzazioni devono riguardare esclusivamente eventi con un elevato valore scientifico e culturale.
Le Società del Gruppo si impegnano ad erogare le sponsorizzazioni nel rispetto di quanto previsto dalle Linee Guida Anticorruzione del Gruppo, dalle procedure aziendali esistenti e dalle normative applicabili e dei principi di economicità, efficacia, imparzialità, parità di trattamento, trasparenza e proporzionalità.

3.12.             CONTRIBUTI E ALTRE LIBERALITÀ
Le Società del Gruppo IBSA si impegnano ad erogare contributi e altre forme di liberalità (in denaro e/o attraverso fornitura di beni o di servizi ovvero fornitura gratuita di propri farmaci a supporto di progetti di natura sociale, assistenziale, scientifica, sanitaria, di ricerca o formazione) nel rispetto di quanto previsto dalla Policy Anticorruzione del Gruppo, dalle procedure aziendali esistenti e dalle normative applicabili.

3.13.             OMAGGI, OSPITALITÀ E SPESE DI RAPPRESENTANZA
Le Società del Gruppo si impegnano ad effettuare o ricevere qualsiasi omaggio, vantaggio economico o altra utilità (inclusi trattamenti di ospitalità e spese di rappresentanza)solo qualora questo rientri nel contesto di atti di normale cortesia commerciale e sia tale da non compromettere l’integrità e la reputazione di una delle parti e da non influenzare l’autonomia di giudizio del destinatario.
Qualunque omaggio, vantaggio o altra utilità effettuato o ricevuto da dipendenti del Gruppo, deve rispettare quanto previsto dalla Policy Anticorruzione del Gruppo, dalle procedure aziendali esistenti e dalle normativeapplicabili.

3.14.             CONFLITTI DI INTERESSE
Tutti i dipendenti del Gruppo IBSA sono tenuti ad evitare di porre in essere o agevolare operazioni in conflitto d’interessi – effettivo o potenziale – con le Società del Gruppo, nonché qualunque attività che possa interferire con la capacità di assumere in modo imparziale decisioni nell’interesse del Gruppo e nel rispetto delle norme del presente Codice.
Il personale è obbligato a rendere noto al proprio superiore gerarchico qualunque interesse per proprio conto o di terzi che egli eventualmente abbia in un’operazione nel quale è coinvolto. Detta comunicazione dovrà essere precisa e dovrà specificare la natura, i termini e l’origine del potenziale conflitto. In attesa delle decisioni societarie sul punto, si asterrà dal compiere qualsiasi operazione.

3.15.             RISPETTO DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO
Il Gruppo IBSA riconosce l’alto valore dei principi di ordine democratico e di libera determinazione politica cui si informa lo Stato. E’ pertanto vietato e del tutto estraneo allo spirito del Gruppo qualsiasi comportamento che possa costituire o essere collegato ad attività terroristica o di eversione dell’ordine democratico dello Stato o che possa costituire o essere collegato a reati afferenti il riciclaggio e l’impiego di denaro, beni o utilità di provenienza illecita.
I Destinatari che, nello svolgimento della propria attività lavorativa, vengano a conoscenza della commissione di atti o di comportamenti che possano costituire attività terroristiche di qualunque genere o connesse ai reati di riciclaggio, o comunque di aiuto o finanziamento di tali attività o di tali reati, devono, salvi gli obblighi di legge, darne immediata notizia ai propri superiori.

3.16.             TRASPARENZA DELLA CONTABILITÀ
La trasparenza contabile si fonda sulla verità, accuratezza e completezza dell’informazione di base per le relative registrazioni contabili. Le informazioni che confluiscono nei report periodici e nella contabilità, sia generale che analitica, devono corrispondere ai principi di trasparenza, correttezza, completezza e accuratezza.
Le Società del Gruppo si impegnano ad operare sempre con la massima trasparenza coerentemente con le migliori pratiche d’affari, garantendo che tutte le operazioni condotte siano autorizzate, verificabili, supportate da adeguata documentazione, legittime e coerenti fra di loro. Viene inoltre garantita la massima correttezza e trasparenza nella gestione delle operazioni con parti correlate. A tal proposito ciascuno è tenuto, per quanto di propria competenza, a collaborare alla rappresentazione corretta e veritiera delle attività aziendali.
Chiunque venisse a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze delle informazioni e della documentazione è tenuto a riferire tali situazioni agli organi preposti alla verifica.
Il sistema di controllo interno si prefigge di fornire ampie garanzie sull’efficacia ed efficienza delle attività operative; sull’affidabilità delle informazioni e dei bilanci; sulla conformità alle leggi di riferimento, ai regolamenti e alle direttive interne.

3.17.             UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI
I dipendenti sono tenuti ad utilizzare con diligenza, responsabilità e trasparenza i beni e le risorse aziendali a loro disposizione o a cui abbiano accesso. Ad ogni dipendente è richiesto un utilizzo efficiente del bene a lui assegnato ed è tenuto a gestirne la disponibilità con modalità idonee a proteggerne il valore.
Qualora una Società del Gruppo disciplini attraverso specifiche policy l’utilizzo di particolari beni o applicazioni, tutti i dipendenti vi si devono attenere con scrupolo. Tutti i dati e le informazioni conservati nei sistemi informatici e telematici aziendali, messaggi di posta elettronica inclusi, sono di proprietà delle Società del Gruppo e vanno usati esclusivamente per lo svolgimento di attività aziendali, secondo le modalità e nei limiti indicati dalla medesima. È vietato ogni uso che abbia per scopo la raccolta, l’archiviazione e la diffusione di dati e di informazioni a fini diversi da quelli connessi all’esercizio dell’attività aziendale.

3.18.             GESTIONE DELLE RISORSE UMANE
Le Società del Gruppo disciplinano il processo di assunzione e gestione del personale al fine di garantire che le attività operative siano svolte nel rispetto dei principi di professionalità, trasparenza e correttezza, rispettando quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti applicabili.
Il Gruppo vieta l’assunzione di dipendenti e collaboratori dietro specifica segnalazione di soggetti terzi, in cambio di favori, compensi o altri vantaggi per sé e/o per il Gruppo.
Le funzioni competenti devono, in particolare:
·      adottare, per decisioni relative ai dipendenti, criteri basati sul merito, la competenza e comunque prettamente professionali;
·      selezionare, assumere, formare, retribuire e gestire i dipendenti senza alcuna discriminazione; creare un ambiente lavorativo in cui le caratteristiche personali del singolo lavoratore non diano vita a discriminazioni;
·      assicurarsi che il personale assunto proveniente da Paesi terzi presenti regolare documentazione d’identità e permesso di soggiorno.

4.     MODALITÀ DI ATTUAZIONE

4.1.  SEGNALAZIONI
I destinatari del presente Codice Etico devono segnalare tempestivamente ogni e qualsiasi violazione o sospetto di violazione del Codice Etico inviando una comunicazione alla casella di posta elettronica compliance@ibsa.ch.
È assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti delle persone accusate dolosamente o in mala fede, nel rispetto dei criteri di riservatezza e tutela della confidenzialità.
Il Gruppo IBSA tutela chi effettua segnalazioni in buona fede da qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando la massima riservatezza, fatti salvi gli obblighi di legge.

4.2.  SANZIONI
Il rispetto delle linee guida riportate nel presente Codice Etico è essenziale per consentire alle Società del Gruppo IBSA la conduzione delle attività in accordo con i principi etici definiti.
Nessun comportamento illecito o comunque in violazione di disposizioni del presente Codice Etico, illegittimo o scorretto può essere giustificato o considerato meno grave, anche se compiuto nell’interesse o a vantaggio delle Società del Gruppo.
Sono altresì sanzionati gli atti od omissioni diretti in modo non equivoco a violare le regole stabilite dal Gruppo, anche se l’azione non si compie o l’evento non si verifica per qualsivoglia motivo.
Il Gruppo sanziona le violazioni del presente documento, nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia di rapporti di lavoro e di collaborazione.
In particolare, l’osservanza delle disposizioni del presente Codice Etico deve considerarsi parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti del Gruppo ai sensi e per gli effetti delle norme di legge e regolamentari applicabili. L’eventuale violazione delle disposizioni del Codice Etico può costituire inadempimento delle obbligazioni del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge, anche con riguardo alla conservazione del rapporto di lavoro, e può comportare il risarcimento dei danni dalla stessa derivanti.
Le sanzioni saranno applicate nel rispetto di quanto previsto dal Contratto di lavoro e dalle leggi in materia esistenti in ogni singolo Paese e saranno proporzionate alla gravità dei fatti.
L’accertamento delle infrazioni, l’avvio e la gestione dei procedimenti disciplinari e l’applicazione delle sanzioni restano di competenza delle funzioni aziendali a ciò preposte e delegate.
Il rispetto dei principi del presente Codice Etico forma inoltre parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte da tutti coloro che intrattengono rapporti di affari con le Società. In conseguenza, la violazione delle disposizioni del presente Codice può costituire inadempimento contrattuale, con ogni conseguenza di legge con riguardo alla risoluzione del contratto e all’ulteriore risarcimento dei danni derivati.

4.1.  ADOZIONE DEL CODICE ETICO E RELATIVE MODIFICHE
Il presente Codice Etico è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione di IBSA Institut Biochimique S.A., in qualità di Capogruppo.  Eventuali sostanziali modifiche e/o aggiornamenti saranno approvati dal medesimo organo sociale e prontamente comunicati ai soggetti interessati.
Le società appartenenti al Gruppo recepiscono il presente Codice Etico attraverso delibera del rispettivo Organo Amministrativo (o del corrispondente organo/ruolo qualora la governance della specifica società non preveda tale organo).