Verhaltenskodex für Lieferanten
Hinweis zum Schutz personenbezogener Daten für Mitarbeitende/berater des Lieferanten
1.1 Einleitung
Es wird vorausgestellt, dass
- ein Vertragsverhältnis zwischen IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung und ihren Lieferanten/Beratern (im Folgenden «Lieferanten») im Rahmen der geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten besteht oder aufgebaut werden soll, wonach:
- die natürliche oder juristische Person, welche die Entscheidungsbefugnis über die Zwecke sowie die Modalitäten der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die dazu eingesetzten Mittel auch in Bezug auf die Sicherheit besitzt, als Verantwortlicher gilt; IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung in Bezug auf die personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden des Lieferanten, die von IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung zur Verwaltung der Geschäftsbeziehungen mit dem Lieferanten eingesetzt werden, als Verantwortlicher gilt;
- eine «betroffene Person» die natürliche Person ist, zu der die personenbezogenen Daten gehören, also keine juristische Person sein kann;
- der Verantwortliche verpflichtet ist, die betroffene Person und die Person, von der die personenbezogenen Daten erhoben werden, vorab über die Verarbeitung der gegenständlichen Daten zu informieren;
- der Verantwortliche die Information bei einer Beziehung zwischen juristischen Personen, wie sie derzeit zwischen IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung und dem Lieferanten besteht, über den gegenständlichen Lieferanten an alle betroffenen Personen weiterleitet, die an der damit verbundenen Verarbeitung beteiligt sind, also dann, wenn sie Erwerbstätigkeiten oder Beratungsleistungen für den Lieferanten erbringen, deren Daten dem Verantwortlichen somit mitgeteilt werden dürfen, und die ihm im Rahmen des massgeblichen Verhältnisses bekannt sind oder durch ihn verarbeitet werden;
- der Lieferant verpflichtet ist, dafür zu sorgen, dass die betroffene Person über die wesentlichen Elemente dieser Information in vollem Umfang informiert ist;
- der Verantwortliche IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung mit Sitz in Strada di Gandria 4, 6976 Lugano-Castagnola, Schweiz, die betroffenen Personen angesichts des Vorstehenden über die Zwecke und Methoden der Verarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten, den Umfang ihrer Weitergabe und Offenlegung und die Art ihrer Bereitstellung informiert.
1.2 Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
Der Verantwortliche IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung (im Folgenden «Unternehmen» oder «Verantwortlicher») verarbeitet die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen ausschliesslich zum Zweck der Ausführung und Verwaltung von Dienstleistungen, einschliesslich professioneller und qualifizierter Dienstleistungen, sowie zu Zwecken, die strikt damit im Zusammenhang stehen.
1.3 Datenverarbeitung
Die Verarbeitung betrifft die Identifikations- und Kontaktdaten des Personals des Lieferanten, mit dem das Unternehmen in Kontakt steht, mit dem Zweck, die Dienstleistung in Bezug auf den Lieferanten zu erbringen, die für die Ausführung und Verwaltung der Vertragsbeziehung zwischen dem Verantwortlichen und dem Lieferanten erforderlich sind.
1.4 Art der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten werden mithilfe elektronischer Instrumente und nicht automatisierter Hilfsmittel verarbeitet.
1.5 Umfang der Weitergabe von Daten
Die Daten können von den Mitarbeitenden des Unternehmens verarbeitet werden, denen eine bestimmte Aufgabe zugewiesen wurde und die entsprechende operative Anweisungen erhalten haben. Die Daten können ferner von Drittunternehmen verwendet werden, die im Namen des Verantwortlichen operative Dienstleistungen erbringen und als Datenverarbeiter unter der Leitung und Aufsicht des Verantwortlichen tätig sind.
Die Liste der Datenverarbeiter kann unter der folgenden Adresse beantragt werden: privacy@ibsafoundation.org.
1.6 Weitergabe der Daten
Die Daten können zudem weitergegeben werden an: (i) andere Unternehmen der Gruppe, mit denen spezifische Vereinbarungen getroffen wurden, und zwar zum Zweck der gemeinsamen Verarbeitung, zu Verwaltungs- und Buchhaltungszwecken und die Nutzung im Rahmen identischer Zwecke; (ii) öffentliche Stellen zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben (iii) Drittparteien und Unternehmen wie Banken, Kreditinstitute und Unternehmen, die eng mit der Krediteinziehung verbunden sind (iv) Rechts- und Fachberater; (v) Rechnungsprüfer; (vi) Inkassounternehmen sowie Verwaltungs- und Vertragsberater. Die oben genannten Dritten sind als unabhängige Verantwortliche tätig.
Weitere Informationen zu den einzelnen Unternehmen der Gruppe oder zu den Kategorien der Datenempfänger sind auf Anfrage unter privacy@ibsafoundation.org.
1.7 Nicht-Weitergabe der Daten
Die personenbezogenen Daten werden nur an bezeichnete Empfänger weitergegeben.
1.8 Übermittlung der Daten ins Ausland
Die personenbezogenen Daten können in Länder übertragen werden, in denen unser Unternehmen Niederlassungen hat. Im Hinblick auf die mögliche Übermittlung der Daten an Drittländer ausserhalb der Schweiz und der EU, einschliesslich Länder, die möglicherweise nicht denselben Datenschutzstandard laut den geltenden Rechtsvorschriften bieten, unterliegt die Übermittlung von Daten in diese Länder spezifischen Garantien zum Schutz personenbezogener Daten auf Grundlage der Akzeptierung von Standardvertragsklauseln.
1.9 Aufbewahrungsdauer der Daten
Die Daten werden für die Dauer des gesamten Vertragsverhältnisses und in jedem Fall bis zur gesetzlich vorgegebenen Frist gemäss den Rechten und den sich daraus ergebenden Verpflichtungen aufbewahrt.
1.10 Verantwortlicher
Der Verantwortliche ist das Unternehmen IBSA Foundation für wissenschaftliche Forschung mit Sitz in Strada di Gandria 4 – 6976 Lugano-Castagnola, Schweiz.
1.11 Rechte der betroffenen Person
Sie haben das Recht, jederzeit Auskunft darüber zu erlangen, ob Ihre erhobenen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, über ihren Inhalt und ihre Herkunft und ihre Richtigkeit. Des Weiteren können Sie eine Ergänzung oder Berichtigung der Daten verlangen. Sie haben ausserdem das Recht auf Löschung, Anonymisierung oder Einstellung der Datenverarbeitung, wenn ein Verstoss gegen das Gesetz vorliegt, sowie das Recht, aus legitimen Gründen Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten einzulegen.
Anfragen sind zu richten:
per E-Mail an: privacy@ibsafoundation.org
Wir weisen darauf hin, dass betroffene Personen auch das Recht haben, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Rechte missachtet wurden oder Ihre Anfrage im Sinne der gesetzlichen Vorgaben nicht beantwortet wurde.
Erstellt am: 18.05.2018
Stand: 06.03.2024